¿Es necesario para implementación de una norma un sistema de Gestion documental?

La implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGD) no siempre es un requisito obligatorio explícito en todas las normas ISO, pero en la mayoría de los casos, sí es altamente recomendado o implícito para lograr la certificación.

1. ¿Es necesario un Sistema de Gestión Documental para implementar una norma?

Sí, aunque no siempre se exige un software o herramienta específica de gestión documental, todas las normas de sistemas de gestión requieren documentación organizada para:

• Demostrar conformidad con los requisitos normativos.
• Evidenciar la implementación de procesos y controles.
• Garantizar la trazabilidad y mantenimiento de registros.
• Facilitar auditorías internas y externas.
• Soportar la mejora continua del sistema de gestión.

2. ¿Es un requisito obligatorio para la certificación?

Depende de la norma específica, pero en términos generales, sí se requiere evidencia documental para la certificación. 

3. ¿Qué elementos documentales se necesitan para certificarse?

Para obtener la certificación de una norma ISO, se deben documentar ciertos elementos clave. En general, se requieren:

1. Políticas: Documento que establece los principios de la organización en relación con la norma.
2. Procesos - Procedimientos: Descripción detallada de cómo se realizan las actividades.
3. Registros: Evidencias de cumplimiento de los procedimientos y controles.
4. Evaluaciones de riesgo: Documentos que demuestran el enfoque basado en riesgos (cuando la norma lo requiere).
5. Indicadores y métricas de desempeño: Reportes que evidencien monitoreo y mejora continua.
6. Plan de Auditoría y registros de auditorías internas: Para demostrar que el sistema ha sido evaluado antes de la certificación.

4. ¿Se necesita un software de Gestión Documental para la certificación?

No es obligatorio contar con un software especializado, pero sí es necesario tener una forma estructurada de administrar documentos y registros. Muchas empresas optan por herramientas como:

• Sistemas de gestión documental (DMS): Enveedo, ISOTools, Hackmetrix, SharePoint, Alfresco, OpenKM, Sites de google, Box.net
• Plataformas GRC (Governance, Risk & Compliance): RSA Archer, ServiceNow.
• Sistemas manuales (archivos en carpetas digitales o en papel).
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No es obligatorio pero recomendable.

Si bien una norma no exige explícitamente un "Sistema de Gestión Documental" como requisito para la certificación, sí se requiere la documentación estructurada y actualizada de los procesos, controles, riesgos y evidencias de cumplimiento. Por ello, contar con un sistema de gestión documental, ya sea manual o automatizado, facilita la implementación, auditoría y mantenimiento del sistema de gestión.

Si necesitas más detalles sobre una norma específica o cómo estructurar la documentación para una

Fernando Cordoba Aguirre

Consultor Senior Normas ISO.